Việc sử dụng hàm trong Excel đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Dưới đây là các lưu ý quan trọng và ví dụ cụ thể giúp học viên có cái nhìn tổng quan và tránh mắc sai sót khi dử dụng hàm trong excel

1. Lưu ý trước khi bắt đầu sử dụng hàm

• Nắm rõ yêu cầu công việc: Bạn cần đọc kỹ để hiểu rõ mục tiêu cuối cùng trước khi chọn công cụ.
• Thử nghiệm thủ công: Với các bảng dữ liệu lớn, bạn nên thực hiện tính toán thủ công trên 3-5 dòng để hiểu logic trước khi áp dụng hàm cho toàn bộ bảng.
• Sử dụng hỗ trợ: Khi gặp vấn đề mới, hãy tận dụng AI hoặc Google để tìm kiếm gợi ý về loại hàm phù hợp thay vì tự mò mẫm.

2. Gọi và chọn hàm trong excel (Tránh sai sót cú pháp)

• Không tự gõ hết tên hàm: Bạn chỉ nên gõ vài ký tự đầu, sau đó dùng mũi tên lên xuống để chọn và nhấn phím TAB hoặc nhấp đúp chuột để Excel tự điền.
  • Ví dụ: để gọi hàm VLOOKUP, chúng ta thực hiện như sau: Thay vì gõ toàn bộ =VLOOKUP, bạn chỉ cần gõ =VL rồi nhấn TAB.

3. Cú pháp và cấu trúc hàm trong excel:

• Cú pháp hàm:
• Cấu trúc hàm:

+ Tên hàm: tên hàm sẽ cho chúng ta biết công dụng của nó, tuy nhiên người dùng cần nắm rõ ý nghĩa của hàm theo đúng mô tả của nhà phát triển, khi sử dụng Excel thì tham khảo thêm tại đây

+ Tham số của hàm: Là giá trị truyền vào để hàm tính toán. Có thể có 1 hoặc 2 hoặc nhiều tham số (hoặc không có tham số). Các tham số được ngăn cách bởi dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm phẩy (;) tùy hệ thống máy tính. Đây là lỗi rất phổ biến khiến hàm không chạy được.

+ Dấu đóng mở ngoặc: Bắt đầu hàm phải có ( và kết thúc phải là dấu đóng ngoặc).

Lưu ý: Khi không đặt dấu đóng ngoặc để kết thúc, hàm vẫn có thể tính toán được, tuy nhiên điều này sẽ hết sức nguy hiểm, có thể dẫn tới lỗi rất khó tìm hoặc cho ra kết quả sai.